Office 2016: 8 Caracteristici Importante Pentru Afaceri

Cea mai nouă versiune de Office este destinată atât utilizatorilor casnici cât și afacerilor. Astfel, care caracteristici noi vor fi importante pentru o afacere? Iată o vizualizare asupra acelora cu care vei dori să lucrezi.

Microsoft a lansat suita actualizată de Office 2016 și alte câteva actualizări pentru Office 365 la o scară mai mare decât în urmă cu o lună. Ambele au fost restructurate pentru a fi focalizate pe colaborarea în echipă, în opoziție cu productivitatea individuală.

Multe din funcțiile încorporate în Office 2016 sunt menite pentru a cuprinde utilizatorii casnici și companiile. Totuși, este evident că anumite caracteristici sunt mai utile nevoilor pentru afaceri.

Office 2016

”Office-ul original se axa pe productivitatea personală și responsabilizarea persoanelor individuale pentru a lucra cât mai eficient,” a declarat Shawn Villaron, managerul programului de grup pentru Office 365, într-un interviu dat siteului InformationWeek. ”Office 2016 face tranziția de la productivitatea personală la cea de echipă.”

Office a fost supus la anumite schimbări majore în 2015. Microsoft insistă pe subscrierea de tip cloud pentru Office 365 și oferă lansarea suitei de productivitate pe dispozitive Apple și Android, și realizează aplicații gratuite pentru display-uri mai mici.

Există o șansă să nu fi putut să utilizezi cel mai nou Office 2016 la locul de muncă. Anumiți clienți companii preferă să testeze noile caracteristici pentru a vedea compatibilitatea lor înainte de a pune la dispoziția angajaților pentru a lucra cu ele. Aceste organizații au renunțat la procesul de actualizare denumit ”Current Branch” și actualizările sale automate; în schimb au implementat Office prin intermediul ”Current Branch for Business.”

Printr-un proiect de afaceri mai securizat, clienții companii fiind primesc trei pachete de actualizări Office pe an. Vor aștepta până în Februarie 2016 să primească prima actualizare Current Branch for Business pentru Office 2016, care va conține actualizările primite prin Current Branch de către clienți în septembrie.

Când companiile vor putea să downloadeze suita, vor afla că Office 2016 și Office 365, amintesc de versiunile mai vechi însă cu interfață modernă și optimizată pentru colaborare.

Planificatorul

Planificatorul, este o adăugire la Office 365, este încă beta însă este o parte cheie a viziunii despre colaboare pentru Office a celor de la Microsoft. Numele este el însuși explicativ. Planner (planificator) este o unealtă de management de proiect pentru administrare de operațiuni, termene limită și progres pentru un grup de angajați. Mulți oameni creează programări de echipă în aplicații precum Excel, care reprezintă o unealtă neîndemânatică și statică pentru a ține evidența misiunilor și a datelor scadente pentru un grup mai mare.

Planificatorul Office 365

Abordarea planficatorului? Mai puține cuvinte, mai mult design. Graficele și diagramele prezintă cine lucrează și la ce misiuni, cât progres au realizat și când este gata proiectul. Adaugă astfel un element de transparență în procesul de colaborare în cadrul unui grup.

Interfața de utilizator a planificatorului este similară cu cea a uneltei Delve, cu pachete pentru diferite operațiuni. Poți aloca operațiuni și date scadente, și mai târziu poți vedea care nu au fost începute și care sunt întârziate. Ideea principală este să furnizeze structură îndeajuns pentru a ajuta grupurile să administreze misiunile însă nu atât de mult încât să încetinească munca în echipă.

Este eficient? Vei afla în curând. Planner este o versiune beta pentru utilizatorii primei lansări de Office 365.

Outlook: Clutter

Pentru companii, ziua începe și se termină în Outlook, a spus Shawn Villaron, managerul pentru programe de grup pentru Office 365. Un punct cheie în dezvoltarea Office-ului 2016 a fost permiterea productivității prin realizarea mai usoara a administrarii căsuțelor de mesaje pline.

Outlook Clutter

Clutter este o nouă capacitate destinată pentru a administra căsuța ta de mesaje și a marca mesajele pe care le ștergi fără să le citești. Trebuie spus însă că Clutter nu este un filtru de spam. Unealta nu ascunde notificări în mod automat de la anumiți expeditori, a explicat Villaron. Mai curând, este destinat să învețe comportamentul tău individual și să stocheze mesaje pe care crede că nu vrei să le citești.

Mesajele marcate de Clutter nu sunt șterse automat. Mai degrabă, ele sunt stocate într-un folder separat al lui Clutter. Pe măsură ce începe să înțeleagă obiceiurile tale legate de email, unealta va trimite un mesaj pentru a-ți arăta ce mesaje au fost mutate. În acest fel, poți muta înapoi mesaje în casuța de mesaje Inbox, sau să-i spui uneltei Clutter care mesaje preferi să le primești.

Outlook: Atașamente Inteligente

O funcție subtilă care utilizează eficient caracteristica cloud în noul Office o reprezintă capacitatea de atașament inteligent a Outlook-ului. Când atașezi un fișier la un email, vei vedea o listă cu elementele recent utilizate în locul ferestrei de dialog clasice de adăugare a unui fișier. O mică iconiță cloud în apropierea fișierului indică că nu trimiți tocmai fișierul. Ci mai degrabă, trimiți un link astfel încânt recipientul va putea accesa fișierul din cloud. Acest lucru permite recipientelor să lucreze cu cea mai nouă versiune a documentului fără a trimite mai multe atașamente între utilizatori.

Outlook 2016 Atasamente Inteligente

”Vrem întradevăr să încurajăm oamenii să adopte funcția cloud,” a afirmat Villaron, ”însă Outlook permite opțiunea de a comuta înapoi la atașamentele clasice pentru utilizatorii care vor să rămână în control asupra datelor lor.”

Outlook: Grupuri

Există trei modele comune de colaborare, conform lui Villaron: O persoană lucrează la un document singur și îl distribuie echipei; un grup lucrează la un document împreună; și un grup lucrează la o serie de documente înrudite de-a lungul unei perioade lungi de timp.

Grupuri in Outlook

Modelul final necesită o unealtă pentru a schimba câteva mesaje în cadrul unui grup, care a solicitat crearea grupurilor. Outlook in Office 2016 are un subtitlu de grupuri de-a lungul coloanei din stânga unde poți crea și adera la grupuri de oameni și să accesezi mesaje specifice anumitor echipe. Fiecare grup are acces la conversațiile sale, la fișierele distribuite și la o agendă distribuită. Fișierele sunt asociate cu grupul și nu cu oameni anume, astfel că membrii pot veni și pleca fără a afecta conținutul grupului.

Dând clic pe un grup specific te va aduce la curent cu mesajele recente și alte interacțiuni. Unealta include o funcție de tip ”like” similară cu cea a Facebook-ului, astfel încât îți poți arăta suportul pentru anumite idei și pentru a afla opiniile membrilor echipei. De asemenea, grupurile afișează un calendar distribuit astfel încât poți vedea când membrii sunt disponibili pentru întâlniri.

Delve

Funcția grupurilor nu este limitată doar la Outlook. Se extinde și la Office Delve, care este o aplicație menită să distribui documente relevante pentru tine. Pagina de start oferă acces la documente citite sau modificate de oameni din departamentul tău, echipa ta sau din grupul pe care îl cunoști dar care poate ți-au scăpat din vedere. Odată ce aderi la un grup în Office 365, va apărea și în Delve.

Delve Office 365

Delve este furnizată prin Office Graph, care adună și analizează interacțiunile dintre tine și colegii tăi în Office 365. Spre exemplu, va avea în vedere contactele tale frecvente de tip email, cine coloborează la documente cu tine, sau cine distribuie managerului tău. Bazându-se pe aceste date, îți recomandă conținut relevant pentru munca ta.

Excel: Vizualizarea Datelor

Anumite seturi de date sunt greu de vizualizat în Excel 2013, a spus Villaron. Vizualizarea modernă a datelor este o caracterisitică cheie prietenoasă cu afacerile în Office 2016. În Excel-ul actualizat, poți evidenția datele tale și selecta Insert pentru a accesa tipuri de diagrame și diagrame recomandate. Este ușor să vizualizezi datele în diferite tipuri de grafice și diagrame, precum diagramele arbore și cascadă (poza de mai jos).

Excel 2016 Diagrama Cascada

Versiunea de Office 2016 cu licență conține șapte noi tipuri de diagrame, a spus Villaron. Totuși, abonații la Office 365 vor primi noi tipuri de diagrame la câteva luni.

Co-authoring și Skype în timp real

Cea mai recentă versiune de Microsoft Word (în poza de mai jos) îți va da posibilitatea de a colabora în timp real cu membrii echipei și asigură vizibilitate în a ști cine a accesat recent documentul.

Word 2016 Scriere In Timp Real si Skype for Business Video

Aplicațiile de client Office au fost actualizate pentru a include integrarea Skype, așa că poți suna, trimite un mesaj instant și apela video colegii pentru a pune întrebări sau discuta despre un proiect fără a părăsi aplicația. Microsoft a promis co-authoring în timp real că va fi lansată pe toate aplicațiile native.

Tell Me și Smart Lookup

Două unelte utile care sunt disponibile pentru aplicațiile clienților sunt Tell Me și Smart Lookup. Tell Me este utilă pentru a găsi scurtături către capabilități în cadrul aplicațiilor Office. Spre exemplu, dacă vrei o diagramă specifică în Excel, poți scrie numele ei în Tell Me și va schimba descrirea setului de date.

Tell Me si Lookup

Smart Lookup ajută Bing să extragă informații suplimentare online în conținutul pe care îl utilizezi. Spre exemplu, dacă scrii termenul ”datarea cu carbon” și subliniezi doar ”datarea” pentru a îl cerceta cu Smart Lookup, unealta va recunoaște contextul pentru a restrânge rezultatele tale de căutare și să includă doar conținutul relevant. În acest exemplu, ar putea extrage linkurile către siteurile de datare și să limiteze rezultatele la informații știițifice despre datarea cu carbon.

Lasă un răspuns

Adresa ta de email nu va fi publicată. Câmpurile obligatorii sunt marcate cu *